Undangan merupakan salah satu elemen penting yang tidak bisa ditinggalkan ketika kamu ingin menyelenggarakan sebuah acara. Seiring dengan perkembangan zaman dan teknologi, kini undangan pun sudah berbentuk digital.
Meskipun begitu, undangan fisik masih belum bisa tergantikan begitu saja. Karena ada value tersendiri yang belum bisa tergantikan oleh canggihnya teknologi, yaitu sebuah penghormatan. Sehingga undangan fisik masih sangat diminati oleh banyak kalangan.
Kalau bicara soal undangan fisik, tentu tidak lepas dari yang namanya label undangan, yaitu sebuah tempat untuk menempatkan nama dan alamat sang penerima undangan, baik untuk tulisan tangan maupun cetak digital.
Karena tidak mungkin mencetak undangan hanya belasan saja, maka jika membuat label undangan secara manual maka akan memakan waktu yang cukup lama, apalagi kalau jumlah undangannya ratusan atau bahkan ribuan.
Buat yang punya bisnis percetakan atau yang sudah familiar dengan dunia perlabelan tentu tidak akan pusing dibuatnya, tapi apa jadinya jika yang mendapat pesanan undangan merupakan pebisnis pemula yang masih awam, tentu akan sangat merepotkan.
Itulah yang menjadi alasan kami menulis artikel cara membuat label undangan otomatis ini, tujuannya adalah agar kamu yang masih awam tidak perlu pusing memikirkannya, cukup ikuti langkah-langkah yang kami rangkum di bawah ini.
Sebelum mulai membuat label undangan otomatis, silahkan siapkan dulu beberapa peralatan di bawah ini, supaya nanti bisa langsung praktek sambil baca tutorial ini.
- Laptop/komputer yang sudah terpasang Microsoft Word dan Excel di dalamnya
- Printer untuk mencetak label
- Kertas label nomor 103
- Penggaris
- Nama dan alamat penerima undangan
Jika semua peralatan diatas sudah lengkap, mari kita mulai tutorial membuat label undangan otomatisnya.
Cara membuat label undangan otomatis menggunakan Word dan Excel
- Buat daftar penerima undangan
Untuk membuat label undangan, kamu membutuhkan dua aplikasi pengolah dokumen, yaitu Microsoft Word dan Excel. Pertama buka Microsoft Excel untuk membuat daftar penerima undangan, dengan format nomor, nama dan alamat penerima. Lihat gambar di bawah ini.
Isi nomor sesuai dengan jumlah penerima undangan nantinya. Jika sudah kamu masukkan semua datanya di Excel, sekarang simpan data tersebut dengan menekan ikon save.
- Buka MS Word > Mailings
Jika daftar nama penerima undangan sudah berhasil kamu buat, sekarang pindah ke Microsoft Word dan buat file baru disana, kemudian pilih tab Mailings pada menu bar (lihat gambar di bawah) kemudian pilih Labels.
- Buat label baru
Setelah melakukan step nomor 2, beberapa saat kemudian akan muncul jendela Labels, pada step kali ini langsung saja klik Options yang ada di bawah (lihat gambar). Setelah muncul jendela baru lagi, kemudian pilih New Labels.
- Edit ukuran label undangan
Beberapa saat kemudian akan muncul jendela baru untuk mengedit detail label yang ingin kamu buat. Ada dua tipe label yang biasanya digunakan, yaitu nomor 121 dan 103. Tapi dalam tutorial kali ini kami akan mencotohkan yang tipe 103.
Pertama pilih Page Size, kemudian pilih Custom. Disini kamu bebas menentukan ukuran label undangan yang diinginkan, jadi tidak ada ukuran pastinya, sesuaikan saja dengan kebutuhan. Kemudian isi label name agar mudah untuk diingat nantinya.
Panduan mengedit detail label undangan.
- Top margin, adalah batas atas kertas label
- Side margin, adalah batas samping kertas label
- Vertical pitch, adalah ukuran tinggi kertas label
- Horizontal pitch, adalah ukuran lebar kertas label
- Label height, adalah tinggi label setelah dikurangi margin
- Label width, adalah lebar label setelah dikurangi margin
- Number across, adalah total jumlah kolom label
- Number down, adalah total jumlah garis label
- Page size, daftar pilihan ukuran kertas label
- page width, adalah ukuran lebar keseluruhan kertas label
- Page height, adalah ukuran tinggi keseluruhan kertas label
Jika sudah kamu isi semua detail label diatas sesuai dengan yang kamu butuhkan, selanjutnya adalah klik OK untuk menyimpannya. Selanjutnya, pada label options silahkan pilih label yang baru saja dibuat kemudian klik OK.
- Menyiapkan label undangan di Word
Tahap selanjutnya adalah membuat dokumen baru untuk membuat label undangan otomatis dengan cara klik New Document seperti gambar di bawah ini, kemudian klik OK.
- Masukkan daftar penerima undangan
Jika langkah-langkah yang kamu lakukan sesuai dengan yang kami jabarkan diatas, maka akan muncul grid garis di lembar kerja Microsoft Word kamu. Kemudian pilih lagi Mailings di tab menu bar, pilih Select Recipients, lalu pilih Use an Existing List.
Beberapa saat kemudian akan muncul jendela untuk memasukkan daftar penerima undangan, pilih file Excel daftar penerima undangan yang sudah kamu buat pada langkah pertama di atas, kemudian klik OK.
Selanjutnya ikuti langkah-langkah di bawah ini.
- Masih di tab Mailings, pilih Insert Merge Field
- Kemudian masukkan Nama dan Alamat, jangan lupa tambahkan kata ‘di’ pada bagian tengah
- Kemudian pilih Rules > Next Record
- Salin kolom yang ada tambahan <<Next Record>> nya pada semua kolom yang masih kosong
Untuk melihat hasilnya, silahkan klik Preview Results, jika label undangan yang dibuat dirasa sudah sesuai dan tidak ada masalah, maka kamu bisa langsung mencetaknya ke kertas label yang sudah dipersiapkan tadi.
Demikian tutorial cara membuat label undangan otomatis dengan menggunakan Word dan Excel yang bisa langsung kamu coba sendiri di rumah. Jika ada kendala dalam mempraktekkan tutorial ini, silahkan tinggalkan pesan di kolom komentar.
Jangan lupa juga untuk membaca tips dan trik tentang Microsoft word lainnya yang sudah kami tulis sebelumnya.
